Die All-in-One Software für die moderne Gebäudereinigung
VHPlan digitalisiert Ihren gesamten Betrieb: von der Flächenkalkulation und Einsatzplanung über die mobile Zeiterfassung bis zur prüfungssicheren Monatsrechnung. Entwickelt für die reale Praxis deutscher Reinigungsunternehmen.
Die Herausforderung: Hoher Margendruck, Fachkräftemangel & Zettelwirtschaft
In kaum einer anderen Branche ist die operative Taktung so hoch wie im Gebäudereiniger-Handwerk. Frühe Morgen- und späte Abendschichten, dezentral verteilte Objekte, kurzfristige Ausfälle und ein extrem enger Preiskampf verlangen absolute Verlässlichkeit. Wer hier noch auf manuelle Stundenzettel, WhatsApp-Gruppen und statische Excel-Tabellen setzt, verliert jeden Monat wertvolle Arbeitszeit und bares Geld durch Abrechnungsfehler.
Unvollständige Arbeitszeitnachweise
Papierstundenzettel werden oft tagelang verspätet abgegeben, sind unleserlich oder unvollständig. Bei Kontrollen nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) drohen empfindliche Strafen, wenn Nachweise fehlen.
Rechnungsstreitigkeiten & Zahlungsverzug
Ohne transparenten, vom Kunden unterschriebenen Leistungsnachweis werden erbrachte Sonderreinigungen oder zusätzliche Stunden häufig gekürzt oder monatelang nicht beglichen.
Chaos bei Urlaubs- & Krankheitsvertretungen
Wenn eine Reinigungskraft kurzfristig ausfällt, muss die Disposition sofort wissen: Welcher Springer ist verfügbar? Welche Schlüssel und Zugangscodes werden für das Gebäude benötigt?
Die 5 Kernbausteine von VHPlan für Ihre Reinigungsfirma
VHPlan wurde exakt für die Anforderungen von Gebäudereinigungsunternehmen konzipiert. Statt isolierter Werkzeuge erhalten Sie eine zentrale Schaltzentrale für Ihr Büro, Ihre Objektleiter und Ihr Reinigungspersonal.
Rechtssichere Zeiterfassung mit GPS-Stempel am Objekt
Mitarbeiter stempeln ihren Arbeitsbeginn und das Schichtende bequem über ihr Smartphone. Der integrierte GPS-Stempel dokumentiert manipulationssicher, dass die Reinigungskraft tatsächlich am Objekt vor Ort war. Pausenzeiten und Überstunden werden sekundengenau erfasst und fließen direkt in das Arbeitszeitkonto.
Keine Papierzettel mehr
MiLoG-konform & GoBD-sicher dokumentiert
Intelligente Einsatzplanung & Dienstplan für Schichten und Touren
Planen Sie wiederkehrende Reinigungstouren (z. B. Montag bis Freitag Unterhaltsreinigung, samstags Glasreinigung) oder einmalige Sondereinsätze übersichtlich im Kalender. Krankmeldungen und Urlaubsanträge werden automatisch berücksichtigt, sodass keine unbesetzten Objekte übersehen werden.
Live-Dienstplan
Konfliktfreie Schichtzuweisung per Mausklick
Automatisierte Rechnungsstellung, Dauerrechnungen & DATEV-Export
Sparen Sie bis zu 70 % der Zeit bei der monatlichen Fakturierung. Erstellen Sie monatliche Dauerrechnungen für feste Reinigungsobjekte oder Sammelrechnungen für Kunden mit mehreren Filialen. Mit korrekter Rechnungsnummerierung nach Monatskreis (z. B. RG-2026-10-001), Skontoberechnung und DATEV-Schnittstelle für den Steuerberater.
Schnelle Fakturierung
Monatsrechnungen & DATEV per Knopfdruck
Digitale Objektakte, Flächenverzeichnis & Schlüsselmanagement
Hinterlegen Sie Quadratmeterflächen, Bodenbeläge, Reinigungsintervalle und Raumvorgaben strukturiert für jedes Gebäude. Auch Schlüsselnummern, Alarmanlagencodes und Ansprechpartner vor Ort sind sofort für autorisierte Mitarbeiter einsehbar.
Voller Liegenschaftsüberblick
Alle Objektdaten stets griffbereit
Digitale Abnahmeprotokolle mit Vor-Ort-Kundenunterschrift
Nach Abschluss der Arbeiten lässt die Reinigungskraft das Protokoll direkt auf dem Display des Smartphones oder Tablets vom Auftraggeber unterschreiben. Das signierte PDF-Protokoll wird automatisch archiviert und kann zusammen mit der Rechnung versandt werden.
Rechtssichere Signatur
Keine Reklamationen mehr bei Abrechnung
Messbare Resultate für Inhaber, Objektleiter & Buchhaltung
Der Umstieg von analogen Prozessen auf die Gebäudereiniger-Software VHPlan zahlt sich bereits im ersten Monat spürbar aus.
-70%
Büroaufwand
Weniger Zeitverlust bei Stundenzetteln und Abrechnungsläufen.
100%
Transparenz
Echtzeit-Übersicht über alle Schichten, Mitarbeiter und Objekte.
0 €
Vergessene Leistungen
Jede Sonderreinigung wird erfasst und lückenlos abgerechnet.
GoBD
Prüfungssicher
Rechtssichere Nummernkreise, Stornorechnungen & Protokolle.
Häufige Fragen zur Gebäudereinigung Software
Hier finden Sie die wichtigsten Antworten für Reinigungsunternehmer und Betriebsleiter.
Für welche Betriebsgrößen ist die Gebäudereinigung Software von VHPlan geeignet?
VHPlan ist flexibel skalierbar. Kleinere Reinigungsbetriebe und Gründer nutzen das Starter-Paket für Angebots- und Rechnungserstellung. Wachsende und mittelgroße Betriebe ab 5 bis über 100 Mitarbeiter profitieren vom Professional- und Enterprise-Paket inklusive mobiler Zeiterfassung, digitaler Schichtplanung und Kundenportal.
Warum reicht eine allgemeine Handwerker- oder Bürosoftware für Reinigungsfirmen meist nicht aus?
Gebäudereinigungen haben spezifische Anforderungen: wiederkehrende Reinigungsintervalle (Unterhaltsreinigung), Quadratmeter-Kalkulationen, wechselnde Objekte pro Tag, Springer-Disposition bei Krankheitsausfällen und der Nachweis tatsächlich erbrachter Stunden am Einsatzort. Standardsoftware kennt diese Abläufe nicht und erfordert umständliche Umwege.
Können bestehende Kunden- und Objektdaten importiert werden?
Ja. Kunden-, Mitarbeiter- und Objektdaten können über standardisierte CSV- und Excel-Vorlagen schnell in VHPlan übertragen werden. So ist Ihr Betrieb innerhalb weniger Stunden startklar.
Funktioniert die Software auch auf Mobiltelefonen der Reinigungskräfte?
Ja. Die mobile Web-App von VHPlan läuft browserbasiert auf jedem gängigen Smartphone (iOS und Android) ohne komplizierte Installation. Reinigungskräfte sehen ihren persönlichen Tagesplan, haken Checklisten ab und erfassen Zeiten mit GPS-Bestätigung direkt am Objekt.